Канцелярия является структурным подразделением Общецерковной аспирантуры и докторантуры, подчинена Проректору по учебной работе и курируется Руководителем Учебно-методического управления. Канцелярия в своей работе руководствуется Уставом ОЦАД, приказами и указаниями руководства и действующей инструкцией по делопроизводству. Основными задачами Канцелярии являются:

1. Организация единой системы делопроизводства в ОЦАД;

2. Комплектование архивного фонда документов, личных дел преподавателей и учащихся ОЦАД;

3. Обеспечение сохранности, учета и использования документов, переданных на архивное хранение;

4. Своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям и отправка документов;

В соответствии с возложенными задачами Канцелярия ОЦАД выполняет следующие функции:

1. Регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов;

2. Предоставление документов на рассмотрение Администрации по направлениям деятельности;

3. Отправление документов на исполнение в ответственные структурные подразделения согласно поставленным резолюциям;

4. Контроль исполнения поставленных по документам задач;

5. Организация отправки исходящей корреспонденции почтовой, факсимильной связью и с нарочным;

6. Контроль формирования, хранения и своевременной передачи дел в архив;

7. Обеспечение архивного хранения документов;

8. Подготовка копий служебных документов по запросам работников ОЦАД, заверение копий;

9. Взаимодействие с канцеляриями других высших учебных заведений и ведомств Московского Патриархата.